Visueel denken binnen je bedrijf

Lienke Raben

Creative director

Visualiseren en visueel denken binnen je bedrijf winnen snel aan populariteit. Boeken over Design Thinking en Mindmapping vliegen als warme broodjes over de toonbank. Infographics worden steeds vaker ingezet voor verduidelijking en live tekenen is inmiddels een geëigend begrip tijdens vergaderingen. Alles wijst op een nieuwe trend in opkomst: het inzetten van visualisatie als middel binnen consultancytrajecten.

Dit blog verscheen ook op Frankwatching.nl onder de titel "Ideeën ontwikkelen binnen je bedrijf? Ga visueel denken"

Visualiseren wint aan populariteit

Een trend die ook het Nederlands bedrijfsleven niet voorbij gaat, getuige dit recente artikel in het Financieel Dagblad over het nut van ‘plaatjes voor veranderen’. Maar waarom werkt visual consultancy? En hoe kun je zélf aan de slag met visueel denken binnen je bedrijf?

De meerwaarde van beeld

Het is niet verwonderlijk dat beeld het ook goed doet in het bedrijfsleven. Het gebruik van beeld in plaats van tekst brengt namelijk veel voordelen met zich mee (Broek van den, Koetsenruijter & Smit, 2010):

Beeld doet complexiteit recht. Met beeld kun je relaties tussen partijen en situaties eenvoudig neerzetten. Iets waar anders dikke rapporten voor nodig zijn.
Beeld doet leren. Uit een onderzoek van de Amerikaanse professor Paul Lester blijkt dat mensen 10% onthouden van wat ze horen, 20% van wat ze lezen en maar liefst 80% van wat ze doen (Lester, 2006).
Beeld vertelt een universele boodschap. Teken een smiley of een duim en mensen over de hele begrijpen wat er wordt bedoeld.
Beeld vertelt, bewijst en overtuigt. Beeld helpt om saai vakjargon om te zetten in een verhaal dat meesleept.
Beeld maakt vergelijken mogelijk. Door twee visies in beeld te vangen worden gelijkenissen en verschillen in één oogopslag duidelijk.
Beeld prikkelt, emotioneert en vermaakt. Je krijgt sneller de aandacht van je collega’s én er is ruimte voor inspiratie.

Wat is visueel denken?

Volgens visueel thinking-pionier Dan Roam, schrijver van Back of the Napkin, betekent visueel denken vooral “je voordeel doen met onze aangeboren mogelijkheid om te zien – met onze ogen én verbeelding– zodat je ideeën ontdekt die anders niet zichtbaar zouden zijn, om deze ideeën snel en op een intuïtive manier te ontwikkelen, en ze te delen met anderen op een manier die men snel begrijpt.”(Roam 2009 :4). Met andere woorden: visueel denken gaat over zien, ontdekken, ontwikkelen en delen door middel van beelden.

Voor en door wie?

Roam brengt visueel denken zelf in de praktijk door complexe businessmodellen op een servetje te schetsen of door tijdens vergaderingen op een whiteboard te tekenen. Dat schrikt in de eerste instantie veel mensen af – “ik kan helemaal niet tekenen!” Maar het doel van visueel denken is niet om je tekenkwaliteiten te verbeteren. Bij visueel denken gaat het om de manier waarop je kijkt en denkt. Niet in ingewikkelde woorden, maar in heldere vormen, associaties en verbanden. Op die manier kan wél iedereen tekenen: een paar lijnen of een simpel poppetje kunnen al een hoop verheldering geven. Kijken kunnen we allemaal, dat is aangeboren. Hierdoor is deze manier van werken voor veel mensen intuïtief en waardevol.

Het doel van visueel denken is niet je tekenkwaliteiten te verbeteren. Bij visueel denken gaat het om de manier waarop je kijkt en denkt.

Waarde van visueel denken in consultancytrajecten

De meerwaarde van visueel denken in consultancytrajecten zit in de combinatie van de kracht van beeld en een andere manier van denken én delen. Beeld brengt kort en duidelijk een boodschap over waar tekst meerdere pagina’s nodig voor heeft. Denk bijvoorbeeld aan het verbeelden van een bedrijfsvisie. Tijdens het verbeelden wordt duidelijk of iedereen hetzelfde beeld in gedachten heeft en dezelfde taal spreekt. Het eindproduct, bijvoorbeeld een poster, wordt over het algemeen vaker bekeken dan lange rapporten of notulen. Daarbij wordt een beeld ook gemakkelijk begrepen en sneller gedeeld in een organisatie. Er zijn talloze vormen om visueel denken in te zetten voor consultancy en er komen steeds nieuwe bij – denk aan mindmapping, een customer journey map, live tekenen tijdens meetings of een visuele business model canvas. Wat deze tools gemeen met elkaar hebben is dat ze allemaal inspelen op de kracht van visueel denken.

De Visuele cirkel

Wie de voordelen van visueel denken in de praktijk wil benutten, kan visueel denken inzetten door middel van een handzaam model: de ‘Visuele cirkel’. Door bewust te kijken, begrijpen, verbeelden en te zien tijdens een verandering, strategietraject of project, ontstaat inzicht, betrokkenheid en overzicht. De vier onderdelen van de Visuele cirkel worden hieronder uitgelegd. Elke stap wordt toegelicht aan de hand van een casus.

CASUS: verhelderen van visie 2020 grote verzekeraar

Een grote verzekeraar heeft een drietal veranderprogramma’s lopen, voortvloeiende uit haar visie 2020. Het eerste programma, Digital Natives, wil medewerkers digitaliseren. Het programma Personal Development heeft als doel medewerkers te laten groeien, en Give & Measure gaat over managen op basis van ruimte geven én het analyseren van nieuwe data. Elk programma bestaat weer uit een aantal cursussen. Sommige medewerkers doen maar aan één programma mee, anders volgen twee of zelfs drie. Probleem is dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien, evenmin als de onderlinge samenhang. Hoe kan de hele organisatie zicht krijgen op het verloop van de verandering? En hoe kunnen de medewerkers hierbij worden betrokken? Clarify organiseert een visuele workshopdag voor 30 medewerkers. Medewerkers worden per veranderprogramma ingedeeld in een groep. Per groep zijn er verschillende interne stakeholders aanwezig, zoals change managers, mensen uit de business en IT. In de ochtend visualiseren de groepen met een visual consultant hun veranderprogramma. De visualisaties worden gedeeld en in het tweede dagdeel gaan de groepen aan de slag om de verschillende veranderprogramma’s in 1 visual te vangen. Deze dienen als basis voor een interactieve infographic die later door professionele designers wordt uitgewerkt. Onderstaande casus is gebaseerd op een tweetal Getting the picture trajecten. Programmanamen zijn gefingeerd.

Kijken

In de eerste fase wordt er met open vizier gekeken naar de huidige businesssituatie. Voor welk probleem moet er een oplossing komen? Welke partijen en ontwikkelingen spelen een rol? Tot hoever reikt de invloed van het probleem? Dit is de verzamelfase. Het is nog niet nodig om een globaal, helder plaatje te schetsen, de waarde zit juist in de details, het kijken en noteren wat we zien. Vergaar dan ook zo veel mogelijk informatie. In deze fase stelden we basisvragen: wie, wat waarom, wanneer, hoe, waar en hoeveel? We verzamelden de antwoorden op een visuele manier, door ze met post-its per vraag op een vel te verzamelen. Het groepje dat bezig was met het waarom van het programma Digital Natives kwam op een aantal redenen. Het programma moest zorgen voor een betere klantenrating, het had als doel de verzekeraar de beste te maken, het doel was om het marktaandeel te behouden en te laten groeien, het programma was er om een nieuwe manier van werken te ondersteunen, en tenslotte; het programma bestond om hoofd te bieden aan de digitalisering. De vellen waren vol, de hoofden waren leeg.

Begrijpen

In de tweede fase wordt er inzicht gegeven in de informatie die in de vorige fase is verzameld. Let bijvoorbeeld op patronen, verbanden, losstaande onderwerpen, oorzaak en gevolg. Kijk ook naar positieve, negatieve en neutrale relaties tussen de partijen die betrokken zijn bij het proces. In deze fase maken we een schifting van belangrijke en minder belangrijke onderwerpen. Tijd om orde te scheppen in de berg informatie. We deelden de informatie op in categorieën. Samen met de deelnemers werden er verbanden gelegd. Zo bleek bijvoorbeeld dat alle programma’s als waarom ook “de beste zijn” hadden. De medewerkers kwamen tot een nieuw inzicht. “De beste zijn” hangt eigenlijk als een grote waarom boven alle drie de veranderprogramma’s. En de drie programma’s zijn een uitwerking, een ‘hoe‘ van die grote waarom: Vervolgens zoomden we nog eens in op wat we tijdens het kijken hadden verzameld. Bedoelen we bij het programma Digital Natives met “nieuwe manier van werken ondersteunen” niet hetzelfde als “omgaan met digitalisering”? En is die klantenrating niet een gevolg van een goede digitale dienst? De medewerkers schrapten, legden relaties, en kwamen tot de essentie: Door te digitaliseren, gaan klanten de diensten van de verzekeraar meer waarderen.

Voorbeelden

Nu wordt er gekeken met de ogen dicht – de verbeelding spreekt. Door middel van associëren en out-of-the-box denken wordt de informatie in ander daglicht gezet. Heb je dit eerder gezien? Zijn er vergelijkingen te maken met iets wat je eerder hebt gezien? Denk in deze fase aan manieren om de verschillende elementen te verbinden. We zochten naar een framework om de ontdekkingen van de vorige fases in te passen. We zagen dat er eigenlijk drie verschillende verhalen te vertellen waren: een veranderprogramma gericht op klantervaring, een verandering gericht op medewerkervaring, en een programma gericht op managementervaring. Het groepje ging aan de slag – waren de verschillende vragen van de vorige fase tot een logisch verhaal te breien voor de medewerkers die het programma Digital Natives volgden?

Laten zien

Het doel is het presenteren van de nieuwe aanpak. Schrijven én tekenen is schrappen – wat is de essentie van het nieuwe verhaal? Wat zijn de drie meest belangrijke plaatjes die we hebben ontdekt? Welk visueel framework helpt je het meest om te delen wat je hebt gezien? Aan het eind van deze fase wordt er een visueel product gepresenteerd dat alle essentiële kenmerken van het onderwerp op een heldere georganiseerde manier weergeeft. We probeerden de essentiële onderdelen van elk verandertraject te pakken in één overzicht. De belangrijkste ontdekking van deze fase was eigenlijk de tijdlijn en de “datalink” tussen de veranderprogramma’s. Het management programma Give & Measure richt zich op het managen op basis van vrijlaten én dataanalyse. Deze zogenaamde ‘nieuwe’ data wordt met de invoering van de programma’s Personal Development en Digital Natives gegenereerd. Daarom kan het programma Give & Measure pas beginnen ná de eerdere twee programma’s. De overzichtsposter is vervolgens gebruikt als blauwdruk voor een gedetailleerde interactieve infographic.

“Het resultaat? De medewerkers zagen duidelijk hoe de programma’s samenhangen, waarom ze hun programma moesten volgen, en welke cursusonderdelen tot 2020 door wie gevolgd gingen worden – hij hangt nu nog steeds op de muur!”

Nog beter visueel denken met deze tips

Volg het script...totdat afwijken je beter lijkt. Inzichten komen in golven. En hoewel de visuele cirkel een goede manier is om stap voor stap uit te leggen hoe visueel denken werkt, zal het in de praktijk vaak voorkomen dat je teruggaat. Iets uitgumt. Of een veel te grote donderwolk had getekend waardoor er helemaal geen plek meer was voor een tekening van Belangrijke Ontwikkelingen (eigen ervaring).
Teken je op een whiteboard? Maak foto’s van het resultaat. Heb je gelijk een handige samenvatting voor als je later wilt weten wat er is besproken.
Wees niet bang om de pen ter hand te pakken! Niet iedereen is een Van Gogh, maar wel iedereen kan tekenen. Echt, met een cirkel, vierkantje, pijltje en poppetje kom je echt een heel eind.
Twijfel je over een visualisatie? Gebruik deze dan juist en ga het gesprek aan tijdens de meeting. Zo dient het beeld als startpunt voor een goede discussie.

Bronnen

Broek van den J., Koetsenruijter W., Jong de J., & Smit, L. (2010). Beeldtaal: Perspectieven voor makers en gebruikers. Den Haag : Boom Lemma Uitgvers.
Getting the picture (2015). Proces: de visuele cirkel. https://www.gtp.nl/design-thinking-bureau/
Lester, Paul Martin. Syntactic Theory of Communication. (2006).
Veranderen doe je met plaatjes. 2015, 11 juli. Financieel Dagblad. https://fd.nl/ondernemen/1107075/veranderen-doe-je-met-plaatjes
Roam, Dan. (2009). The Back of the Napkin: Solving problems and selling ideas with pictures. New York, NY: the Penguin Group.