Jouw PDF digitoegankelijk: waarom en hoe?

Digitale informatie is een integraal onderdeel van ons dagelijks leven. Tegelijkertijd zijn er in Nederland 4,5 miljoen mensen met een functiebeperking. Daarom is het creëren van toegankelijke content van cruciaal belang.

Voor het communiceren van belangrijke informatie wordt veelvuldig gebruik gemaakt van PDF's. Denk aan bankafschriften, contracten, jaarverslagen, tickets, brochures, nieuwsbrieven, etc. Gebruikers met een beperking zijn vaak lang bezig om deze informatie te kunnen begrijpen omdat veel PDF's niet gemaakt zijn voor hulpmiddelen die deze groep gebruikt, zoals schermlezers, braillelezers, of tekst-naar-spraakprogramma’s.

Bij Clarify maken we complexe informatie begrijpelijk. Dat houdt niet alleen in dat we in begrijpelijke taal schrijven, zoals B1, maar ook dat we visuele vormen vinden om informatie helderder, behapbaarder en overzichtelijker te maken, bv. door middel van infographics. Daarvoor staat de gebruiker bij ons bovenaan. We noemen dit principe ‘user centricity’.

Er zijn grote verschillen tussen beperkingen en daarmee is het lastig om PDF's 100% toegankelijk te maken voor iedereen. Toch zijn er trucjes die je kunt toepassen om je content wel toegankelijker te maken. Denk aan het consistent toepassen van alineastijlen en een koppenstructuur zodat de voorleessoftware weet welke hiërarchie het moet aanhouden. Daarnaast zijn screenreadergebruikers altijd gebaat bij een gestructureerd en efficient ontworpen document. Dit is essentieel voor zowel leesbaarheid als toegankelijkheid. Ook is het belangrijk dat bewustzijn over dit onderwerp groeit en dit vaker mee gaat spelen in de opmaakkeuzes die gemaakt worden.

Hoewel content toegankelijk moet zijn, betekent het nog niet dat het ook saai moet zijn. Toegankelijke content kan ook mooi zijn, mits je de juiste software gebruikt. Daarvoor gebruiken wij inDesign en de functies die dit programma rijk is op het gebied van digitoegankelijkheid. Door te letten op kleur, lettertype- en grootte, lay-out, en hiërarchie kunnen vrijwel alle ontwerpen digitaal toegankelijk gemaakt worden.

1. Gebruik illustraties die waarde toevoegen

Illustraties zijn krachtige visuele elementen. Maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat ze bijdragen aan, in plaats van afleiden van de toegankelijkheid van het document. Voeg alt-tekst toe aan illustraties, net zoals je doet bij foto's, om de inhoud te beschrijven voor mensen die afhankelijk zijn van schermlezers.

Als je gebruik maakt van complexe illustraties, overweeg dan om er een tekstuele beschrijving aan toe te voegen om zo de informatie volledig over te brengen aan alle lezers. Bedenk ook of beelden toegevoegde waarde hebben voor een lezer die visueel beperkt is.

2. Gebruik passende alt-teksten

Eén van de fundamentele aspecten van het verbeteren van de toegankelijkheid van PDF's is het toevoegen van alt-tekst aan afbeeldingen. Alt-tekst, of alternatieve tekst, is een beschrijvende tekst die wordt toegevoegd aan een afbeelding om de inhoud ervan te beschrijven voor mensen die geen visuele informatie kunnen waarnemen. Bij het ontwerp van een PDF in InDesign zorg je ervoor dat alle afbeeldingen worden voorzien van relevante alt-tekst. Het toevoegen van alt-tekst vergroot niet alleen de toegankelijkheid van het document, maar het is ook van cruciaal belang voor zoekmachines, waardoor de vindbaarheid (SEO) van de inhoud wordt verbeterd.

3. Gebruik een consistente opmaak

Gebruik alineastijlen en zorg dat deze corresponderen met de juiste koppenstructuur.
Mensen zonder visuele beperking kunnen de leesvolgorde zelf bepalen door middel van visuele hiërarchie. Dat is simpel gezegd: kop 1 is het grootst, kop 6 is het kleinst.
Een schermlezer kan dit niet zien. Daarom is het belangrijk dat deze informatie wel in de onderliggende code staat. Gebruik door het hele document dezelfde stijlen, lettertypes en -groottes en voeg hier exporttags aan toe.

4. Maak hyperlinks uniek en beschrijvend

Een screenreader zal alle koppen in één keer voorlezen. Als er vervolgens overal ‘Klik hier’ staat, dan weet de gebruiker niet waar de link, knop of kop betrekking op heeft. Beschrijf dit dus, bv: ‘Download de jaaropgave 2023’ ipv. ‘Klik hier’. Geef hyperlinks niet enkel met kleur aan, maar geef een tweede hint, bv. door de link te onderstrepen of een icoon toe te voegen.

5. Wees je bewust van visuele hacks

Vormgeven gaat vaak hand in hand met strakke deadlines. Ontwerpers zoeken hierdoor naar manieren om zoveel mogelijk tijd te besparen. Denk aan het verbergen van een paginanummer door er een vlak overheen te zetten, of het gebruikmaken van een tabel om tekst snel uit te lijnen. Dit zijn elementen die misschien onzichtbaar zijn voor een gebruiker zonder beperking, maar wel verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd door voorleessoftware. Gebruik je opsommingen? Gebruik dan de opsommingsfunctie in Indesign in plaats van alleen een koppelteken of ander symbool. Verberg nooit elementen door er foto’s of vlakken overheen te zetten en test waar mogelijk bij de doelgroep!

6. Pas beschrijvende bestandsnamen toe

Sommige screenreaders lezen niet alleen de alt-tekst van een gekoppeld beeld of document voor, maar ook de bestandsnaam. Zorg dus dat de bestandsnaam ook beschrijvend is, dus niet bv. 28938092jjkj290.jpg, maar Sfeerbeeld-als-header-van-een-pagina.jpg

Veel van wat we hierboven hebben beschreven geldt niet alleen voor het opmaken van PDF's, maar bv. ook voor het ontwerpen en ontwikkelen van websites. Specifiek voor de Rijksoverheid werken wij altijd volgens de WCAG 2.1 richtlijnen. Bovendien zijn we bedreven in het ontwikkelen binnen PRO (Platform Rijksoverheid Online), een centraal platform waarmee overheidswebsites worden ingericht. Veel aspecten van WCAG zijn reeds in PRO toegepast, waardoor de kans groter is dat een overheidswebsite in PRO direct voldoet aan de richtlijnen.